Verslag van de raad van commissarissen
Welkom > Inhoudsopgave > Verslag van de raad van commissarissen
Advies aan de Algemene Vergadering
Hierbij bieden wij u de door het bestuur opgestelde jaarrekening over 2024 van NV Verzekeringsbedrijf Groot Amsterdam (NV VGA) aan, alsmede het verslag over de gang van zaken over het afgelopen jaar. De door het bestuur opgemaakte jaarrekening over 2024 is door de externe accountant, Forvis Mazars Accountants N.V., gecontroleerd en van een goedkeurende controleverklaring voorzien op 3 april 2025.
Onder goedkeuring van de raad van commissarissen heeft het bestuur, conform artikel 25 van de statuten, voorgesteld geen bedrag toe te voegen aan de algemene reserve. Daarnaast wordt voorgesteld het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid in 2024 en de commissarissen voor het uitgeoefende toezicht.
Algemeen
De raad van commissarissen heeft in 2024 zes keer vergaderd met het bestuur van NV VGA, waarvan één vergadering een aandeelhoudersvergadering betrof. Ook heeft de raad regelmatig onderling vergaderd. Bij alle vergaderingen van de raad waren de commissaris-sen voltallig aanwezig, met uitzondering van de vergadering van 2 december 2024.
De voorzitter had bovendien periodiek overleg met het bestuur en de ondernemingscommissie over actuele onderwerpen. Hiervan werden verslagen gemaakt zodat ook de overige leden van de raad geïnformeerd waren. Tijdens de vergaderingen kwamen gebruikelijke onderwerpen aan de orde zoals de begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en het accountantsverslag. Ook werd regelmatig gesproken over de financiële kwartaalrapportages, grote en/of impactvolle schaden, periodieke verslagen van de sleutelfuncties (risicomanagement, compliance, actuariële functie en internal audit), informatiebeveiliging en onderwerpen met betrekking tot personeel en organisatie.
Een aantal onderwerpen heeft in 2024 speciale aandacht gevraagd, zoals de Europese aanbesteding van het herverzekeringscontract aansprakelijkheid, informatiebeveiliging, organisatiestructuur, de toekomstvaste samenwerking op het gebied van de particuliere portefeuille, personele bezetting en het benoemingsproces van een nieuwe externe accountant. Ook datagedreven werken kwam meerdere keren ter sprake, aangezien dit een belangrijk onderdeel van de strategische doelstelling van NV VGA vormt. Hierbij werden onderwerpen als datakwaliteit, ICT-inrichting en de implementatie van het nieuwe Management Informatie Systeem (MIS) besproken.
De samenwerking tussen bestuur en commissarissen wordt als positief en constructief ervaren.
Vergaderingen
9 februari 2024
In de extra ingelaste vergadering van 9 februari 2024 werd de begroting 2024 besproken en goedgekeurd. Ook de jaarplannen voor 2024 kwamen aan bod. Het bestuur lichtte een aantal belangrijke projecten toe voor 2024, waaronder de Europese aanbesteding van het herverzekeringscontract aansprakelijkheid.
21 maart 2024
In deze vergadering stemde de raad van commissarissen in met het plan van aanpak met betrekking tot de herijking van de particuliere verzekeringsstrategie. Ook werd uitgebreid gesproken over het (concept) jaarverslag en de jaarrekening van 2023. Bij deze jaarlijkse bespreking waren ook de externe accountant uitgenodigd en de ambtelijke vertegenwoordiging van de aandeelhouder, de gemeente Amsterdam. De externe accountant lichtte zijn inhoudelijke bevindingen op het jaarverslag, de jaarrekening en het accountantsverslag toe.
De aandeelhouder was positief over het behaalde resultaat en kon zich vinden in het voorstel van het bestuur om het hele jaarresultaat uit te keren als dividend. Het bestuur lichtte op verzoek van de aandeelhouder toe hoe de organisatie omgaat met onderwerpen als Duurzaamheid, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en Inclusie en Diversiteit, onderwerpen die hoog op de politieke agenda staan van de gemeente Amsterdam.
4 april 2024 en 25 april 2024
Op 4 april 2024 keurde de raad van commissarissen het definitieve jaarverslag en de jaarrekening 2023 goed en gaf de accountant een goedkeurende verklaring af.
Op 25 april 2024 stemde de algemene vergadering van aandeelhouders in met het voorstel van het bestuur van NV VGA om over 2023 het gehele jaarresultaat van € 4,235 miljoen als dividend uit te keren aan de gemeente Amsterdam. Na uitkering eindigt de solvabiliteitsratio op 333%. De algemene vergadering van aandeelhouders verleende decharge aan het bestuur van NV VGA voor het door haar gevoerde beleid in 2023 en aan de raad van commissarissen voor het door haar uitgeoefende toezicht.
25 juni 2024
Tijdens deze vergadering werd de overstap naar een ander accountantskantoor besproken in verband met de maximale termijn van Forvis Mazars Accountants. In 2025 wil NV VGA een andere accountant voor de controle van de jaarrekening benoemen.De manager ICT gaf een update over de acties die zijn ondernemen ten behoeve van de informatiebeveiliging.
De adviseur Risicomanagement lichtte de geüpdatete strategie met betrekking tot extern risicomanagement toe alsmede het businessplan. De raad verzocht om een meer gedetailleerde financiële onderbouwing van de werkzaamheden tussen NV VGA en de Directie VGA. De raad keurde het aangepaste kapitaalbeleid goed. Het beleid werd nadien aan de aandeelhouder voorgelegd ter vaststelling.
De raad van commissarissen stelde voor bepaalde artikelen in de reglementen voor de raad van commissarissen en het bestuur te wijzigen. Nadat de voorgestelde aanpassingen waren doorgevoerd, werden de reglementen goedgekeurd door de raad in de vergadering van 17 september 2024. De raad was akkoord met de ORSA en vroeg het bestuur om DNB te verzoeken de frequentie aan te passen van jaarlijks naar eens in de drie jaar. De raad stemde ook in met het geactualiseerde Charter Actuariële Functie.
Tot slot stelde de raad het business continuïteitsplan vast.
17 september 2024
Tijdens de vergadering van 17 september was de beoogd bestuurder Harmen Ettema aanwezig als toehoorder. Hij volgde op 1 oktober Bram Kruger Dagneaux op. Commissaris Jet de Ranitz liet weten per 1 november 2024 te moeten stoppen als commissaris in verband met een nieuwe functie. De uitkomsten van het herijkte kostenverdeelmodel dat personeels- en organisatiekosten op een juiste wijze toerekent aan de NV VGA en de Directie VGA, werd besproken. Vervolgens kwam de kwartaalrapportage CISO aan bod waarin de stand van zaken met betrekking tot informatiebeveiliging werd besproken.
2 december 2024
In deze vergadering was de interne auditor (InAudit) aanwezig en werd het auditjaarplan 2025 vastgesteld. Als gevolg van het vertrek van Jet de Ranitz als commissaris, geeft DNB NV VGA tot 1 mei 2025 tijdelijke ontheffing van de verplichting om minimaal drie commissarissen te hebben. De twee huidige commissarissen gaven aan voldoende borging te kunnen bieden voor goed intern toezicht. Voor specifieke expertise kan externe ondersteuning worden ingeschakeld. Verder werd gesproken over de uitgevoerde self-assessment informatiebeveiliging van DNB en het compliance verslag. De raad was positief over de rapportage intern risicomanagement.
De samenwerking tussen bestuur en commissarissen wordt als positief en constructief ervaren.
Slot
De raad bedankt het bestuur voor het gevoerde beleid en de medewerkers voor de bereikte resultaten en hun inzet. De organisatie heeft zich verder voorbereid op haar rol als expertisecentrum voor operationeel risicomanagement. Er is voortgang geboekt op veel terreinen. De raad is positief over de bereikte resultaten over 2024 en ziet 2025 met vertrouwen tegemoet. Amsterdam, 3 april 2025 Raad van commissarissen
Erik Muetstege
Otto Bekouw
