Verslag van de raad van commissarissen
Welkom > Inhoudsopgave > Verslag van de raad van commissarissen
Advies aan de Algemene Vergadering
Hierbij bieden wij u de door het bestuur opgestelde jaarrekening over 2023 van NV Verzekeringsbedrijf Groot Amsterdam (VGA) aan, alsmede het verslag over de gang van zaken over het afgelopen jaar. De door het bestuur opgemaakte jaarrekening over 2023 is door de externe accountant, Mazars Accountants NV, gecontroleerd en van een goedkeurende controleverklaring voorzien op 4 april 2024.
Wij stellen u voor conform artikel 26 lid 1 van de statuten de jaarrekening inclusief de winstbestemming vast te stellen en goed te keuren, alsmede het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid en de commissarissen voor het uitgeoefende toezicht.
Algemeen
De raad van commissarissen heeft in 2023 zes keer vergaderd met het bestuur van VGA, waarvan één vergadering een aandeelhoudersvergadering betrof. Ook heeft de raad van commissarissen regelmatig onderling vergaderd. Bij alle vergaderingen van de raad waren de commissarissen voltallig aanwezig.
De voorzitter had bovendien periodiek overleg met het bestuur over actuele onderwerpen. Hiervan werden verslagen gemaakt zodat ook de overige leden van de raad geïnformeerd waren. Het jaarlijkse gesprek met de ondernemingscommissie van VGA heeft plaatsgevonden op 29 juni 2023.
Tijdens de vergaderingen kwamen gebruikelijke onderwerpen aan de orde zoals de begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en het accountantsverslag. Ook werd regelmatig gesproken over de financiële kwartaalrapportages, grote en/of impactvolle schaden, periodieke verslagen van de sleutelfuncties (risicomanagement, compliance, actuariële functie en internal audit), informatiebeveiliging en onderwerpen met betrekking tot personeel en organisatie.
Een aantal onderwerpen heeft in 2023 speciale aandacht gevraagd, zoals de personele bezetting, werving van de bestuurder en de functiewaardering van medewerkers en bestuurders. Ook de implementatie van de herijkte strategie en de organisatiestructuur inclusief de ICT-inrichting, werden meerdere keren besproken. Daarnaast kwam ook de zoektocht naar vervangende kantoorruimte voor VGA geregeld ter sprake, omdat de gemeente het oude bedrijfspand wilde afstoten.
De samenwerking tussen bestuur en commissarissen is positief en constructief. De leden van de raad van commissarissen oefenen hun toezicht onafhankelijk uit. Bij twijfel over tegenstrijdige belangen werd door het desbetreffende lid niet deelgenomen aan discussies en besluitvorming. Dit was in 2023 niet aan de orde.
Vergaderingen
21 februari 2023
In de extra ingelaste vergadering van 21 februari 2023 werd de begroting 2023 besproken en goedgekeurd. Ook de jaarplannen van VGA voor 2023 kwamen aan bod. Het bestuur lichtte toe hoe VGA de informatiebeveiliging op het door DNB vereiste niveau wil brengen. Aansluitend op de vergadering vond er een kennismakingsgesprek plaats van de raad van commissarissen met de stedelijk directeur van Amsterdam, waar ook het bestuur bij aansloot.
23 maart 2023
In deze vergadering werd het business continuïteitsplan vastgesteld, dat kaders en richtlijnen geeft over hoe te handelen bij ernstige verstoringen of incidenten in de kritische processen van VGA. Ook werd uitgebreid gesproken over het (concept) jaarverslag en de jaarrekening van 2022. Bij deze jaarlijkse bespreking waren ook de externe accountant uitgenodigd en de ambtelijke vertegenwoordiging van de aandeelhouder, de gemeente Amsterdam. De externe accountant lichtte zijn inhoudelijke bevindingen op het jaarverslag, de jaarrekening en het accountantsverslag toe. Met ingang van boekjaar 2025 dient er een nieuwe accountant voor de controlewerkzaamheden te worden benoemd. De aandeelhouder was positief over het behaalde resultaat en kon zich vinden in het voorstel van het bestuur om € 3 miljoen uit te keren als dividend en het overige resultaat van € 421 duizend toe te voegen aan de algemene reserves van VGA. Dit was in overeenstemming met de eerder afgegeven dividendprognose.
6 april 2023
Op 6 april 2023 keurde de raad van commissarissen het definitieve jaarverslag en de jaarrekening 2022 goed en gaf de accountant een goedkeurende verklaring af. De aandeelhouder stelde op 25 april 2023 het jaarverslag 2022 vast en er werd decharge verleend aan de bestuurders voor het gevoerde beleid en de commissarissen voor het uitgeoefende toezicht.
25 april 2023
Op 25 april 2023 besloot de algemene vergadering van aandeelhouders tot het benoemen van Erik Muetstege als voorzitter van de raad van commissarissen van VGA voor een periode van vier jaar. Hiermee trad Henk Raué als voorzitter terug.
29 juni 2023
In deze vergadering had de raad van commissarissen een gesprek met de ondernemingscommissie over lopende thema’s binnen VGA. De raad van commissarissen stelde voor om een informele kennissessie te organiseren met het bestuur, de ondernemingscommissie en de voorzitter van de raad. Tijdens de reguliere vergadering die aansluitend plaatsvond, kwam de benoeming van Otto Bekouw per 19 juni 2023 als lid van de raad van commissarissen voor een derde termijn voor een periode van twee jaar ter sprake. De raad van commissarissen was positief over het nieuwe risicomanagement businessplan en ging hiermee akkoord. De raad van commissarissen keurde de statuten goed na aanpassingen op verzoek van DNB. De adviseur risicomanagement gaf een toelichting op het concept ORSA-rapport. Na een tekstuele aanpassing zal de raad de ORSA definitief vaststellen.
6 december 2023
In de vergadering van 6 december is Jet de Ranitz herbenoemd per 1 november 2023 als lid van de raad van commissarissen voor een periode van vier jaar. Na goedkeuring van DNB is per 1 november ook de nieuwe CFRO benoemd als bestuurder voor een jaar. Hiermee verleent het college van B&W decharge aan de afgetreden interim-bestuurder. Het audit-jaarplan werd toegelicht en goedgekeurd. Verder is gesproken over de Corporate Sustainability Reporting Directive, ICT-governance en het compliance-verslag werd doorgenomen. De raad van commissarissen stemde in met een aanpassing op het beleggings- en treasurybeleid, zodat een deel van de liquide middelen kortlopend kunnen worden belegd in staatsobligaties.
De samenwerking tussen bestuur en commissarissen is positief en constructief.
Slot
De raad bedankt het bestuur voor het gevoerde beleid en de medewerkers van VGA voor de bereikte resultaten en hun inzet. Er is hard gewerkt aan de strategie en voortgang geboekt op veel terreinen. De raad is tevreden over de bereikte resultaten en ziet 2024 met vertrouwen tegemoet. Amsterdam, 4 april 2024 Raad van commissarissen
Otto Bekouw
Jet de Ranitz
Erik Muetstege (voorzitter vanaf 25 april 2023)