Verslag van de raad van commissarissen
Welkom > Inhoudsopgave > Verslag van de raad van commissarissen
Advies aan de Algemene Vergadering
Hierbij bieden wij u de door het bestuur opgestelde jaarrekening over 2022 van NV Verzekeringsbedrijf Groot Amsterdam (VGA) aan, alsmede het verslag over de gang van zaken over het afgelopen jaar. De door het bestuur opgemaakte jaarrekening over 2022 is door de externe accountant, Mazars Accountants NV, gecontroleerd en van een goedkeurende controleverklaring voorzien op 6 april 2023. Wij stellen u voor conform artikel 16 lid 6 van de statuten de jaarrekening inclusief de winstbestemming vast te stellen en goed te keuren, alsmede het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid en de commissarissen voor het uitgeoefende toezicht.
Algemeen
De raad van commissarissen heeft in 2022 zes keer vergaderd met het bestuur van VGA, waarvan één vergadering een aandeelhoudersvergadering betrof. Ook heeft de raad van commissarissen regelmatig onderling vergaderd. Bij alle vergaderingen van de raad waren de commissarissen voltallig aanwezig, dat wil zeggen dat zij fysiek of digitaal deelnamen. Daarnaast heeft er in november een themasessie plaatsgevonden over de gevolgen van de herijking van de strategie van VGA voor de taakverdeling tussen de bestuurders en de inrichting van de toekomstige ICT-organisatie. De voorzitter had bovendien periodiek overleg met het bestuur over actuele onderwerpen. Hiervan werden verslagen gemaakt zodat ook de overige leden van de raad geïnformeerd werden. Het jaarlijkse gesprek met de ondernemingscommissie van VGA heeft plaatsgevonden op 5 juli 2022. Tijdens de vergaderingen kwamen gebruikelijke onderwerpen aan de orde zoals de begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en het accountantsverslag. Ook werd regelmatig gesproken over de financiële kwartaalrapportages, grote en impactvolle schaden, periodieke verslagen van de sleutelfuncties (risicomanagement, compliance, actuariële functie en internal audit) en onderwerpen met betrekking tot personeel en organisatie.
In maart 2022 werden de coronamaatregelen van de overheid opgeheven. Hoewel dit minder onderwerp van gesprek werd tijdens de vergaderingen van de raad van commissarissen dan voorgaande jaren, kwam toch met enige regelmaat de nieuwe hybride manier van werken ter sprake en de gevolgen voor de personele bezetting en bedrijfsvoering van VGA.
Een aantal onderwerpen heeft in 2022 speciale aandacht gevraagd, zoals de verhardende herverzekeringsmarkt. Herverzekeraars voeren een meer risicomijdend beleid en stellen scherpere voorwaarden om bepaalde risico’s te accepteren. Het proactief managen van risico’s wordt steeds belangrijker. VGA is daarom bezig een nieuwe koers uit te zetten, waarin het zwaartepunt ligt op het adviseren van klanten over het beheersen van operationele risico’s. De herijking van de strategie van VGA en de doorontwikkeling van VGA naar het expertisecentrum op het gebied van risicobeheersing, kwamen dan ook meermaals ter sprake in de vergaderingen van de raad van commissarissen.
De mogelijke migratie van ICT-taken van VGA naar de ICT-afdeling van de gemeente Amsterdam was in 2022 wederom onderwerp van gesprek. De keuze voor een bepaalde ICT-strategie heeft consequenties voor de inrichting van de organisatie en de samenwerking met de gemeente. Er zijn diverse toekomstscenario’s aangaande de ICT- dienstverlening besproken.
De samenwerking tussen bestuur en commissarissen is positief en constructief. De leden van de raad van commissarissen oefenen hun toezicht onafhankelijk uit. Bij twijfel over tegenstrijdige belangen werd door het desbetreffende lid niet deelgenomen aan discussies en besluitvorming. Dit was in 2022 niet aan de orde.
In de extra ingelaste vergadering van 17 januari 2022 kwam het vertrek van een bestuurslid van de NV VGA aan de orde. Er is gezorgd voor een interim vervanging waarmee tevens de functie van manager Schade is ingevuld. Verder werd de begroting toegelicht en uitgebreid besproken.
In de vergadering van 31 maart 2022 werd uitgebreid gesproken over het (concept) jaarverslag en de jaarrekening van 2021. Voor deze jaarlijkse bespreking van de jaarstukken waren tevens de externe accountant en de ambtelijke vertegenwoordiging van de aandeelhouder, de gemeente Amsterdam, uitgenodigd. De externe accountant lichtte zijn inhoudelijke bevindingen en het accountantsverslag toe. De accountant was voornemens een goedkeurende verklaring af te geven op 6 april 2022 zodra de laatste gegevens waren opgeleverd en in orde waren bevonden. Ook kwam kort ter sprake wat de effecten van de coronapandemie op de verzekeringsmarkt zijn. De verwachting was dat die beperkt zullen blijven. De aandeelhouder heeft besloten om décharge te verlenen aan de vertrekkende bestuurder. De tussenrapportage en de voortgang van de strategie van VGA werd toegelicht door de projectleider. Het strategietraject wordt projectmatig opgepakt. Het is een intensief traject waarbij er tweewekelijkse voortgangsoverleg is van de kwartiermakers onderling en tevens is er een stuurgroep ingesteld met MT leden. Er is veel enthousiasme over het project en het verloopt voorspoedig, echter er is aandacht nodig voor het capaciteitsbeslag met betrekking tot de organisatie. De raad van commissarissen vroeg aandacht voor innovatie en ICT en wees op het belang van betrokkenheid van de gemeente. Besloten werd dat de raad van commissarissen het bestuur zal ondersteunen in de gesprekken met de gemeente.
In een extra digitale vergadering op 6 april 2022 heeft de raad van commissarissen met de accountants het definitieve jaarverslag en de jaarrekening 2021 besproken. De voltallige raad stelde het jaarverslag per 6 april 2022 vast. De accountant gaf op dezelfde datum een goedkeurende verklaring af. De certificering SII jaarstaten vindt plaats op uiterlijk 22 april 2022. In de aandeelhoudersvergadering op 26 april 2022 is het jaarverslag 2021 goedgekeurd en is decharge verleend aan de bestuurders voor het gevoerde beleid en de commissarissen voor het uitgeoefende toezicht.
In de vergadering van 5 juli 2022 had de raad van commissarissen een constructief gesprek met de ondernemingscommissie. Hierin kwam onder meer het hybride werken aan de orde en het traject dat VGA heeft ingezet op weg naar een herijkte strategie. Ook de werkbelasting kwam ter sprake. De medewerkers worden goed op de hoogte gehouden van de strategieplannen. De ondernemingscommissie sprak haar zorgen uit over het langdurig ziekteverzuim. De raad van commissarissen zal in de besprekingen met het bestuur aandacht geven aan zowel kort- als langdurig verzuim. Daarna vond de reguliere vergadering plaats waarin werd gesproken over de huisvesting van VGA.VGA moet het huidige pand aan de Oudezijds Voorburgwal verlaten vanwege het afstoten van het pand door de gemeente. Besloten werd om samen met de gemeente Amsterdam te zoeken naar geschikte kantoorruimte. Tevens werd de raad van commissarissen geïnformeerd over de klantendag die op 25 mei 2022 plaatsvond en die in het teken stond van de herijkte strategie en de doorontwikkeling van VGA. Er werd positieve feedback gegeven door de deelnemers. Daarna kwam het beloningsbeleid van VGA ter sprake. Een extern bureau heeft de opdracht gekregen een marktvergelijking te maken om meer inzicht te krijgen in de actuele marktconforme beloningsniveaus voor verzekering specialistische medewerkers. De raad van commissarissen heeft bovendien de opdracht gegeven om de beloning van de bestuurders en commissarissen te onderzoeken. Er heeft een zelfevaluatie van de raad van commissarissen plaatsgevonden. Dit verslag is ter kennisname aan het bestuur gestuurd.
Daarna kwamen de aangepaste statuten van de NV aan de orde. Ook de reglementen van de raad van commissarissen en het bestuur zullen geactualiseerd worden. Omdat de termijn van de voorzitter van de raad van commissarissen afloopt in 2023, werd gesproken over de werving van een nieuwe voorzitter. Hiervoor wordt een gerenommeerd bureau ingeschakeld met ervaring met toezichtfuncties. Daarnaast wordt een ander bureau ingeschakeld met een netwerk binnen zowel de overheid als in de verzekeringswereld voor het werven van een bestuurder. Daarna sloten de risicoadviseur, de interne auditor en de compliance officer aan voor een halfjaarlijkse rapportage. Er werd uitgebreid gesproken over de strategie, de planning en implementatie van de herijkte strategie. Als onderdeel van dit traject is er een pilot risicomanagement gestart voor de Directie Stadswerken. Dit begint met een risicoanalyse, waarna VGA adviseert over te nemen maatregelen met als doel risico’s beter te beheersen en de schadelast te verminderen. Bij een geslaagde pilot zal deze dienstverlening tegen een passende vergoeding breder worden aangeboden.
Het proactief managen van risico's wordt steeds belangrijker.
In de vergadering van 7 september 2022 zijn de statuten wederom besproken. Tevens is er gesproken over de eerder genoemde onderzoeken naar de beloning van medewerkers waarbij de functiewaardering van de gemeente zal worden vergeleken met de waardering bij andere verzekeraars. Ook is de voortgang van het onderzoek naar de beloningsniveaus van de statutaire bestuurders en raad van commissarissen besproken. Daarnaast heeft een werving- en selectiebureau de werving van de voorzitter van de raad van commissarissen ter hand genomen. Tevens is gesproken over het definitief vervangen van een manager/bestuurder. Het voornemen is om de portefeuille financiën, intern risicomanagement en ICT onder zijn/haar verantwoordelijkheid te brengen. Er wordt een extra themasessie ingepland op 14 november 2022 met de raad van commissarissen met als doel de taakverdeling tussen de bestuurders te bespreken en definitief te maken. Tijdens deze themamiddag komt ook de organisatiestructuur aan de orde op basis van deze definitieve taakverdeling. Daarna kan de werving van een nieuwe bestuurder van start gaan. Een ander onderwerp was dat ISO wordt vervangen door een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem, te weten MAVIM. Tijdens een workshop zullen medewerkers kennismaken met de mogelijkheden van het nieuwe systeem.Er werd een gesprek gepland met de raad van commissarissen, het bestuur en de riskmanager met betrekking tot de toekomstige strategie van ICT. De gekozen strategie zal consequenties hebben voor de inrichting van de organisatie en de samenwerking met de gemeente. Dit onderwerp zal ook worden besproken op de extra themasessie op 14 november 2022. Vervolgens werd de rapportage ‘IT infrastructuur en Informatiebeveiliging’ besproken. In de rapportage worden een aantal verbeterpunten genoemd, die zijn teruggekoppeld aan de interne auditor. Er is extra ondersteuning geregeld om aan de slag te gaan met de verbeteringen. Het businessplan Schade werd gepresenteerd en de vervolgacties zullen worden opgenomen in de jaarplannen 2023.Verder werden de reguliere onderwerpen besproken.
Op 14 november vond er een extra themasessie plaats. De herijkte strategie die VGA aan het ontwikkelen is, vergt een bepaalde organisatiestructuur. Tijdens deze sessie stemde de raad van commissarissen in met de geadviseerde taakverdeling tussen de bestuurders. Het bestuur lichtte toe hoe er onder leiding van een extern bureau een eerste opzet (grofstructuur) is gemaakt van de organisatie die past bij de doorontwikkeling die VGA doormaakt. De gedachte is om de risicomanagement- en de ICT-functie een belangrijkere positie binnen de VGA-organisatie te laten innemen. Op initiatief van de raad van commissarissen is de toekomstige ICT-strategie opnieuw opgepakt. VGA heeft een IT adviesbureau gevraagd een rapport op te stellen met de huidige stand van zaken en daaraan gekoppeld een advies inzake de ICT. Er zijn mogelijke toekomstscenario’s aangaande de ICT-dienstverlening bekeken. In deze scenario’s is rekening gehouden met de ambities van zowel de gemeente als VGA. In het rapport doet het bureau een aantal aanbevelingen. Deze zijn besproken en overgenomen door het bestuur en de raad van commissarissen. Het rapport zal worden besproken met de gemeente. In de vergadering van 14 december 2022 werd besproken dat de wethouder Deelnemingen graag een kennismakingsgesprek wil met de beoogde nieuwe voorzitter van de raad van commissarissen. Tevens komt er een kennismakingsgesprek met de wethouder, het bestuur en een afvaardiging van de raad van commissarissen om de herijkte strategie van VGA te bespreken. Daarna is besproken dat het advies over de inschaling van de functies binnen het functiegebouw van de gemeente in maart 2023 zal worden opgeleverd. De kennismaking tussen de raad van commissarissen en de stedelijk directeur is ingepland voor 2023. Ook in dit gesprek zullen de gezamenlijke bedrijfsvoeringsonderwerpen nader worden besproken. Er werd besloten een extra vergadering met de raad van commissarissen in te plannen op 21 februari 2023 om de begroting en jaarplannen 2023 te bespreken. Daarna kwamen de informatieve onderwerpen aan de beurt waaronder de verlenging van het interim dienstverband van de bestuurder met maximaal twaalf maanden om de continuïteit te borgen en voldoende tijd te hebben voor het vinden van een nieuwe vaste bestuurder. De bestuurder praatte de raad van commissarissen bij over de zoektocht naar passende
Samenstelling van de raad van commissarissen
De samenstelling van de raad van commissarissen was in 2022 ongewijzigd. De huidige voorzitter van de raad van commissarissen treedt in 2023 af. Het moment van aftreden vindt plaats tijdens de algemene aandeelhoudersvergadering op 25 april 2023. Tevens zal de nieuwe voorzitter, de heer drs. E. Muetstege benoemd worden.
Foto: Raad van commissarissen, van links naar rechts: Ir. H.H. Raué, voorzitter, Drs. G.M.C. de Ranitz en O.R. Bekouw BBA
Slot
De raad complimenteert het bestuur met het gevoerde beleid en de medewerkers van VGA voor de bereikte resultaten en hun inzet. Er is hard gewerkt aan de strategie en voortgang geboekt op veel terreinen. De raad is positief over de bereikte resultaten en ziet 2023 met vertrouwen tegemoet. Amsterdam, 6 april 2023 Raad van commissarissen
Ir. H.H. Raué, voorzitter
O.R. Bekouw BBA
Drs. G.M.C. de Ranitz