Bedrijfsvoering
Welkom > Inhoudsopgave > Bestuursverslag > Bedrijfsvoering
Personeel & Organisatie
In 2022 heeft Personeel en Organisatie (P&O) zich beziggehouden met het vervullen van vacatures, het optimaliseren van de organisatiestructuur met betrekking tot de opgave toekomstbestendige organisatie en de uitdaging op het domein van risicomanagement, en de benchmark. Tegelijkertijd heeft P&O gezorgd voor continuïteit in de going concern activiteiten en de verbinding gemaakt met het gemeentebrede P&O beleid en afspraken.
De organisatiestructuur optimaliseren
Teneinde de herijkte VGA strategie in 2025 te kunnen realiseren, dient de organisatiestructuur verder geoptimaliseerd te worden. In 2022 is daarom in opdracht van het bestuur met een extern bureau een eerste globale opzet gemaakt voor een passende structuur, de zogenoemde grofstructuur. In samenwerking met het bureau hebben we een analyse gemaakt van de verandernoodzaak en opgave, de op te leveren resultaten en hoe we die resultaten gaan realiseren. Uitgangspunt is dat we aanhaken bij datgene wat er al in gang is gezet zoals ons strategieplan. Voor de objectieve blik en continuïteit in afwegingen doen we dit aan de hand van een vooraf vastgelegd toetsingskader. Dit toetsingskader zorgt er ook voor dat we het organisatiebelang blijven scheiden van persoonlijke invulling en wensen. De conclusie is dat de risicomanagement- en ICT-functie een belangrijkere positie binnen de VGA-organisatie moeten innemen. Dit is, naast de nieuwe taakverdeling tussen de bestuurders, afgestemd met de raad van commissarissen.
Opleiding en training
In 2022 hebben management en staf diversiteits- en inclusieopleidingen gevolgd van de Amsterdamse School. Daarnaast hebben zij diverse bijeenkomsten bijgewoond van de gemeente en het Verbond van Verzekeraars. Managers hebben een training ‘Selecteren zonder vooroordelen’ en ‘Bewust inclusief selecteren’ gevolgd. Ook is er een presentatie geweest voor het Managementteam en de staf in het kader van diversiteit en inclusie. Daarnaast heeft het MT een sessie gehad met een externe coach over de doorvertaling van onze ambitie naar cultuur, leiderschap en gewenste omgangsvormen. De bestuursvoorzitter heeft bij de Universiteit van Nyenrode de module Data en IT gevolgd alsmede de module Ecosystemen, Businessmodel ontwikkeling & transformatie en Innovatiemanagement.
Formatie en bezetting
De sterke economische groei en de afname van de populatie werkenden door onder meer vergrijzing hebben ook binnen VGA gezorgd voor langdurig openstaande vacatures. Veel aandacht van P&O is dan ook uitgegaan naar het zoeken van andere vormen en mogelijkheden om personeel te werven en daarmee bedrijfscontinuïteit te borgen. Door de krappe arbeidsmarkt bleek het lastig om deskundig personeel aan te trekken. Om dit personeel te werven en voor een langere periode te binden aan VGA, is het noodzakelijk aan te sluiten bij de veranderende markt. We hebben in overleg met het carrière centrum van de gemeente Amsterdam afspraken gemaakt over campus recruitment, trainees en stagiaires. Het idee is om binnen de eigen organisatie van VGA mensen op te leiden. Daarnaast heeft VGA een extern bureau opdracht gegeven een benchmark uit te voeren teneinde de beloning van VGA voor specialistische functies te vergelijken met de financiële en verzekeringsmarkt. Dit zal het uitgangspunt zijn van het advies van VGA aan de gemeente met betrekking tot de inschaling binnen het gemeentelijk functiegebouw. Door het vertrek van één van de bestuurders en twee managers was het MT tijdelijk niet op volle sterkte. Daarom is er veel tijd besteed aan het zoeken naar geschikte kandidaten. De bestuurdersrol is interim ingevuld.
Teneinde onze ambitie te kunnen realiseren in 2025, is in samenwerking met een extern organisatieadviesbureau gewerkt aan het vormgeven van een passende organisatiestructuur.
Medewerkers waarderingsonderzoek (MWO)
In 2022 is er opnieuw een MWO geweest. Uit dit onderzoek zijn een aantal aandachtspunten naar voren gekomen zoals: aantrekkelijk werkgeverschap, werkplezier, mijn organisatie (gemeente Amsterdam) en mijn team.
Daarnaast werd uit het onderzoek duidelijk dat ten opzichte van twee jaar geleden er een positieve trend is in de waardering van medewerkers op de onderwerpen leiderschap en mogelijkheden tot hybride werken. Tevens ervaart men afname van de werkdruk. De aandachtspunten uit het MWO worden in het jaarplan 2023 geborgd en omgezet in concrete acties, door het uitzetten van een enquête onder de medewerkers over de verbeterpunten en de inzet van VGA ambassadeurs. Het MWO geeft ook inzicht en handvatten om specifiek voor VGA in 2023 samen met de ambassadeurs met voorstellen te komen voor geluk en gezondheid in het werk.
Diversiteit en inclusie
VGA omarmt een diverse en inclusieve organisatie en is ervan overtuigd dat dat de kwaliteit en de productiviteit ten goede komt. VGA heeft een meerjarige ambitie opgesteld met diversiteits- en inclusiedoelstellingen. De managers hebben een belangrijke voorbeeldrol die zij verder invulling hebben gegeven door het volgen van diverse opleidingen. Bovendien is er een interne ambassadeur benoemd die meerdere bijeenkomsten bijwoont. De bestuursvoorzitter is hierbij proactief betrokken samen met de ambassadeur diversiteit en inclusie en het onderwerp is een vast punt op de agenda van het managementteam. In het wervingsproces spant VGA zich in om diversiteit en inclusie te bevorderen op de werkvloer. VGA focust zich voor de korte termijn op het vergroten van het aandeel (jonge) medewerkers en met een niet-westerse migratieachtergrond. VGA streeft in het kader van haar diversiteit en inclusiebeleid naar een evenwichtige verdeling van de verhouding man-vrouw door de gehele organisatie. De raad van commissarissen bestaat uit 3 personen, een geheel evenwichtige verdeling is op grond van dit aantal niet mogelijk. De verdeling op bestuursniveau en in het managementteam zijn in balans. Tot slot draagt VGA ook in (externe) communicatie diversiteit en inclusie uit. VGA sluit met haar meerjarige ambitie voor zover haalbaar aan bij de bestuursopdracht van de gemeente Amsterdam.
In-, door- en uitstroom
Alle medewerkers die activiteiten voor VGA verrichten zijn in dienst van de gemeente Amsterdam, inclusief de bestuurders. Binnen VGA zijn twee nieuwe (interne) medewerkers gestart: één medewerker binnen de afdeling Financiën/ICT en één medewerker binnen de afdeling Verzekeringen. Daarnaast is één medewerker doorgestroomd van de afdeling Verzekeringen naar de stafafdeling. Ook zijn er in 2022 een vijftal medewerkers uitgestroomd: één bij Financiën/ICT, één medewerker bij de afdeling Verzekeringen, twee bij de afdeling Schade en één bij de stafafdeling. In 2022 zijn er zes vacatures uitgezet. In verband met de krapte op de arbeidsmarkt zijn niet alle vacatures ingevuld. Het is met name lastig om kandidaten voor specialistische functies aan te trekken. De vacatures schadespecialist en adviseur risicomanagement hebben in 2022 geen geschikte kandidaten opgeleverd. Daarnaast zijn er een aantal sleutelposities door interimmers ingevuld. Gekeken wordt of deze functies op de korte termijn op vaste basis kunnen worden vervuld.
Integriteit
Integriteit is een continu aandachtspunt dat door alle werkprocessen heenloopt. In sommige gevallen is er waar nodig navraag gedaan naar nevenwerkzaamheden van medewerkers in relatie tot het werken bij de gemeente in zijn algemeenheid of specifiek bij VGA. Ook werd de gelegenheid geboden tot het volgen van gerichte trainingen over integriteit verzorgd door Bureau Integriteit van de gemeente Amsterdam. Nieuwe medewerkers van VGA leggen niet alleen de ambtseed, maar ook de eed voor de financiële sector af.
Communicatie
Focus op doorontwikkeling in het post-coronatijdperk
Het is cruciaal om medewerkers nauw te betrekken bij ons strategietraject om tot een gedragen plan te komen. Intensieve interne communicatie is nodig om nut en noodzaak toe te lichten, om de opzet en voortgang van het traject inzichtelijk te maken en om de uitkomsten en eventuele gevolgen voor medewerkers te duiden. In 2022 is gedeeltelijk thuiswerken de norm binnen VGA. Structurele, interne communicatie – onder andere door personeelsbijeenkomsten, nieuwsbrieven, (kwartiermakers)overleg – droeg bij aan de betrokkenheid van alle medewerkers bij VGA en de verbinding tussen medewerkers, leidinggevenden en bestuur te borgen. Naast de gebruikelijke communicatie met de diverse stakeholders, was er extra communicatie nodig over de nieuwe strategie van VGA, zowel intern als extern richting onze klanten.
Communicatieaanpak en -middelen
Om de slagvaardigheid van de communicatie - over de ingezette doorontwikkeling - te optimaliseren is een communicatieadviseur toegevoegd aan het kwartiermakersteam. Het tijdig creëren van gepaste content voor zowel interne als externe communicatie is hiermee geborgd. Op initiatief van de kwartiermakers zijn medewerkers uitgenodigd om mee te denken over een pakkende pay-off voor de nieuwe dienstverlening. Dit heeft geresulteerd in de pay-off: ‘Uw risico, onze zorg’.
Door een geïntegreerde contentstrategie zijn de diverse doelgroepen regelmatig geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen VGA. Zo zijn er structureel nieuwsbrieven verzonden aan zowel de zakelijke als particuliere doelgroepen, zijn er drukbezochte klantbijeenkomsten georganiseerd, is er een bedrijfsfilm gemaakt en een social-mediastrategie ontwikkeld en uitgerold. Ook is er een infographic ontwikkeld die onze ambitie inzichtelijk maakt.
De afdeling communicatie had daarnaast regelmatig overleg met het bestuur, het management en de medewerkers om hen te adviseren over de communicatieaanpak en in te zetten communicatiemiddelen bij marketingacties en projecten. De communicatieadviseurs coördineerden en voerden communicatieacties uit, zoals de procesbegeleiding en redactie van het jaarverslag, de nieuwe website voor Bureau Nadeelcompensatie Amsterdam en de VGA jaarplannen.
Compliance, juridische zaken en kwaliteitsmanagement
Rol
Het voldoen aan wet- en regelgeving is een verantwoordelijkheid van alle medewerkers, waarbij de juridische functie en de compliance functie zorgen voor ondersteuning. De compliance functie van VGA heeft daarbij als taak te voorkomen dat de integriteit van VGA gevaar loopt als gevolg van het niet voldoen aan wet- en regelgeving, zowel extern als intern.
Er wordt nauw samengewerkt met de andere sleutelfuncties, te weten de risicomanagement functie, de actuariële functie en de interne auditor. De compliance functie vervult tevens de rol van functionaris voor de gegevensbescherming, waarbij de uitvoering door de bedrijfsjurist in de rol van data protection officer wordt gedaan. De compliance officer rapporteert halfjaarlijks aan de raad van commissarissen.
Jaarlijks terugkerend zijn de activiteiten ten aanzien van de bewustwording en voorlichting op het gebied van compliance, juridische risico’s en de bescherming van persoonsgegevens evenals informeren over (maatschappelijke) ontwikkelingen op juridisch vlak.
De compliance officer is in de rol van functionaris gegevensbescherming deelnemer in het kennisdelen over privacy binnen de gemeente Amsterdam.
Onderzoeken
In 2022 werden er verschillende onderzoeken uitgevoerd vanuit compliance, waaronder het beoordelen van de beleidsdocumenten gerelateerd aan de Administratieve Organisatie en de Interne Beheersing (AO/IB) van VGA. Het betroffen niet alleen onderzoeken naar de naleving van wet- en regelgeving, maar ook werden alle Data Protection Impact Assessments (DPIA) geactualiseerd. Het algemene beeld vanuit deze onderzoeken was positief. Geconstateerde afwijkingen zijn waar mogelijk of indien noodzakelijk direct opgelost. Daarnaast hebben de bedrijfsjurist en de compliance officer diverse malen een bijdrage geleverd aan externe onderzoeken vanuit toezichthouders.
Projecten
De afdeling was betrokken bij het onderhouden en actualiseren van de (interne) beleidsstukken en processen die de AO/IB ondersteunen, waaronder het automatiseren van controles gericht op klantintegriteit en handhaving van sancties. Daarnaast brachten zowel de bedrijfsjurist als de compliance officer regelmatig adviezen uit aan de organisatie.
In 2022 is nadere invulling gegeven aan de verplichte registers vanuit de privacywetgeving. Ook het lexicon van wetten, regels, voorschriften en branche-afspraken waar VGA aan moet voldoen is verder uitgewerkt en aangevuld.
Juridische zaken is verder betrokken geweest bij het vernieuwen van verschillende bestaande contracten. Tevens zijn een aantal nieuwe contracten afgesloten waaronder met leveranciers in het kader van digitalisering van processen. Daarnaast is gestart met de standaardisering van juridische documenten waaronder de verwerkersovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst en geheimhoudingsverklaring.
In 2022 is gestart met het verder ontwikkelen van beleid en procedures rondom anonimiseren en bewaren van gegevens. Ook het uitbestedingsbeleid is geactualiseerd en er is gestart met actualiseren van het register van uitbestede werkzaamheden.
AO/IB van VGA
VGA heeft in 2020 besloten om haar ISO-certificering los te laten en gedurende 2022 is de ISO-certificering ook daadwerkelijk vervallen. Eind 2022 heeft VGA het MAVIM-systeem gekozen ter vervanging van de oude ISO-systematiek. In 2023 zal het oude ISO-systeem worden overgezet naar MAVIM, waarbij alle betrokken documenten zullen worden geactualiseerd.
Niet-financiële risico’s beheersen
In 2022 is het thema beheersing van de niet-financiële risico’s zoals beschreven door De Nederlandsche Bank verder vormgegeven. De eerste aanzet uit 2021 van de systematische integriteitsrisicoanalyse van VGA is verder ingevuld en zowel de bedrijfsjurist als de compliance officer waren in 2022 betrokken bij het begeleiden van verzoeken en onderzoeken van de toezichthouder.
Internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen (IMVO)
In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen volgt VGA de afspraken die hierover met de verzekeringssector zijn gemaakt in het zogenaamde IMVO convenant (Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Partijen bij dit convenant zijn het Verbond van Verzekeraars, de overheid (ministerie van Financiën en ministerie voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking), de vakbond (FNV) en ngo’s. VGA is aangesloten bij het Verbond van Verzekeraars. Het IMVO convenant maakt onderdeel uit van de bindende zelfregulering van de verzekeringssector. Met dit convenant sluit de verzekeringssector een overeenkomst die zich inzet voor thema’s op het gebied van zowel milieu, sociale omstandigheden als ondernemingsbestuur (de zogenoemde ESG-thema’s). De afspraken in het convenant zijn gebaseerd op de OESO-richtlijnen voor multinationale organisaties en VN richtlijnen voor bedrijven en mensenrechten, en gaat zich daarnaast inzetten voor o.a. natuur en klimaatverandering. Partijen zoeken gezamenlijk naar mogelijkheden om het bereiken van verbeteringen op deze thema’s te vergroten. In dit convenant wordt voortgebouwd op de Code Duurzaam Beleggen en de Gedragscode Verzekeraars. Het convenant richt zich op het voeren van een verantwoord beleggingsbeleid door verzekeraars. Het gaat hierbij om het zoveel mogelijk voorkomen, beperken en zo nodig herstellen van eventuele negatieve impact op mens, dier en milieu. De beleggingen van VGA voldoen aan de vereisten die uit dit convenant volgen. Het IMVO-convenant sluit aan bij het gedachtegoed van de gemeente Amsterdam op het terrein van een duurzame, sociale en goed bestuurde gemeentelijke organisatie en is voor VGA een belangrijke leidraad.