Bedrijfsvoering
Welkom > Inhoudsopgave > Bestuursverslag > Bedrijfsvoering
Personeel & Organisatie
In 2021 heeft Personeel en Organisatie (P&O) zich met name gefocust op het helpen borgen van de bedrijfscontinuïteit en het evalueren van de ingezette cultuurverandering. Ook participeerde P&O in de ontwikkeling van een nieuwe strategie voor VGA.
Bedrijfscontinuïteit
Een aantal onvoorziene gebeurtenissen hadden in 2021 een grote invloed op de bedrijfsvoering van VGA: naast de coronapandemie die ervoor zorgde dat we voornamelijk op afstand moesten blijven werken, zorgde de onvoorziene afwezigheid door ziekte van de bestuursvoorzitter en de compliance officer én het verloop van personeel op cruciale (management) posities voor extra druk op de organisatie. P&O zorgde er mede voor dat het gemeentebeleid op het gebied van corona ook binnen VGA gehanteerd werd. Hierbij werd met de behoeften van de medewerkers en de noodzakelijke continuïteit van het werk binnen de grenzen van de maatregelen, rekening gehouden. P&O gaf informatie over faciliteiten voor medewerkers en managers en dacht mee over mogelijkheden om de verbondenheid van medewerkers en managers met de VGA organisatie te behouden. Verder ondersteunde P&O bij het invullen van (tijdelijke) vacatures en posities.
Formatie en bezetting
Zoals hierboven vermeld, was er in 2021 veel inspanning nodig om de formatie en de bezetting op orde te houden. Door de krappe arbeidsmarkt bleek het lastig om deskundig personeel aan te trekken. Om dit personeel te werven en voor een langere periode te binden aan VGA, is het noodzakelijk aan te sluiten bij de veranderende markt. Daarom is een extern bureau gevraagd onderzoek te doen naar de beloning van functies binnen VGA.
Hoe werken we bij VGA
In 2020 heeft een adviesbureau onderzoek gedaan naar de ervaringen en de beleving van medewerkers met betrekking tot het thuiswerken tijdens de coronapandemie. Doel was om met de uitkomsten verbeteringen door te voeren in de manier waarop we binnen VGA werken. In 2021 hebben we de aanbevelingen uit het onderzoek ingevoerd. Daarnaast heeft een auditbureau een impactonderzoek gedaan naar de effecten van het cultuurveranderingstraject dat VGA de afgelopen jaren heeft doorlopen. Hierin worden ook de effecten van de training aanspreken, afspreken, bespreken die medewerkers begin 2020 hebben gevolgd, meegenomen.
Opleiding en training
Begin januari 2021 is binnen VGA gestart met sessies voor alle medewerkers over Management Drives (MD). MD is een instrument dat helpt inzicht te krijgen in de motivatie, drijfveren, kennis en competenties van medewerkers. Hiermee wil VGA werken aan een meer uitgebalanceerde samenstelling van teams. Ook bij het vervullen van vacatures kan zo gerichter geselecteerd worden op competenties en drijfveren, passend binnen de behoeften van het betreffende team. Daarnaast worden de uitkomsten meegenomen in een-op-een gesprekken met de medewerkers over persoonlijke ontwikkeling.
Vitaliteit, gezondheid en ontwikkeling
In 2020 is VGA gestart met de introductie van het concept Huis van Werkvermogen. Deze methode beschrijft zeven factoren die invloed hebben op de inzetbaarheid van werknemers. De methode legt de aanpak van duurzame inzetbaarheid uit aan de hand van die factoren. In 2021 heeft het managementteam aan de hand van dit concept acties benoemd en opgepakt.
Diversiteit en inclusie
VGA spant zich in om diversiteit en inclusie te bevorderen op de werkvloer. Dit uit zich in het wervingsproces voor zowel vaste plekken, tijdelijke plekken als stages. Dit alles tegen de achtergrond van een zeer omvangrijk programma gemeentebreed dat tot doel heeft om de gemeente een juiste afspiegeling te laten zijn van de samenleving. Alle vacatures zijn in 2021 conform de richtlijnen van de gemeente vervuld. Het gaat hierbij om zowel vacatures op management- als op medewerkersniveau. In 2021 heeft VGA een nieuwe manager verzekeringen geworven volgens de gemeentelijke richtlijnen met betrekking tot diversiteit en inclusie. VGA heeft daarnaast een ambassadeur diversiteit en inclusie benoemd.
Aan de hand van de uitgangspunten van de gemeente, heeft VGA in 2021 een ‘startfoto’ gemaakt en een actieplan uitgewerkt. Het managementteam heeft als onderdeel van dit plan trainingen gevolgd op het gebied van diversiteit en inclusie bij de werving van personeel (inclusief management, bestuur, commissarissen). VGA draagt ook in (externe) communicatie diversiteit en inclusie uit.
In-, door- en uitstroom
Alle medewerkers die activiteiten voor VGA verrichten zijn in dienst van de gemeente Amsterdam, inclusief de bestuurders. Het aantal fte in 2021 bedroeg op peildatum 31 december 2021 44,6. Binnen VGA zijn vier nieuwe medewerkers gestart: één medewerker binnen de afdeling Financiën/ICT en drie medewerkers binnen de afdeling Schade. Hiervan zijn er twee vanuit een andere afdeling doorgestroomd. Ook zijn er in 2021 een viertal medewerkers uitgestroomd: twee bij Financiën/ICT, één medewerker bij de afdeling Verzekeringen en één bij Staf. In 2021 is er één vacature in het managementteam geweest, dit betreft de positie van manager verzekeringen. Ook is er een tweetal interim medewerkers aangetrokken om tijdelijke afwezigheid door ziekte op te vangen (positie directeur en positie compliance manager).
"Wanneer je als organisatie je strategie herijkt, ontkom je er niet aan om ook na te denken over de organisatiestructuur en de bedrijfscultuur. Dit betekent dat je medewerkers er nauw bij moet betrekken en dat je het gesprek aangaat over hun rol, gedrag en ontwikkeling." Trudy Cohen, P&O adviseur VGA
Integriteit
Integriteit is een continu aandachtspunt dat door alle werkprocessen heenloopt. In sommige gevallen is er waar nodig is navraag gedaan naar nevenwerkzaamheden van medewerkers in relatie tot het werken bij de gemeente in zijn algemeenheid of specifiek bij VGA. Ook werd de gelegenheid geboden tot het volgen van gerichte trainingen over integriteit verzorgd door Bureau Integriteit van de gemeente Amsterdam. Nieuwe medewerkers van VGA leggen niet alleen de ambtseed, maar ook de eed voor de financiële sector af.
Strategie en visie 2025
In september 2021 is naar aanleiding van gemeentebrede organisatieontwikkelingen een start gemaakt met een inventarisatie voor het mogelijke kwalitatief en kwantitatief uitbreiden van bestaande dienstverlening van VGA op het gebied van risicomanagement. Voor deze verkennende fase is een kwartiermakersteam ingericht. Dit team heeft een cruciale rol om veranderingen gedragen te krijgen. Vanuit ervaring en expertise kunnen zij collega’s meenemen in een visie en aanzetten om mee te doen. Onder externe begeleiding is een nieuwe visie voor VGA tot 2025 ontwikkeld. Het vervolg daarop en de consequenties voor het personeel zijn vastgelegd in een actieplan en maakt deel uit van het jaarplan 2022.
Communicatie
Corona
Door de aanhoudende coronapandemie en de maatregelen die werken op kantoor slechts beperkt mogelijk maakten, was VGA ook in 2021 zoals veel andere organisaties, vooral aangewezen op digitale communicatie: digitaal videobellen is om te vergaderen en te overleggen een niet meer weg te denken communicatiekanaal geworden. Echter, om de betrokkenheid van alle medewerkers bij VGA te behouden en de verbinding tussen medewerkers, leidinggevenden en bestuur te borgen, was vanzelfsprekend meer nodig.
Communicatieaanpak en -middelen
Bij aanvang van de coronacrisis riep VGA een coronakernteam in het leven. De communicatieadviseurs sloten geregeld aan bij dit coronakernteamoverleg. Medewerkers ontvingen (twee)wekelijks een nieuwsbrief met coronagerelateerde informatie, met (vakinhoudelijke) informatie over projecten en het ingezette strategietraject, nieuws van de gemeente Amsterdam en over collega’s, teneinde de betrokkenheid bij VGA te behouden. Ook werden informele digitale bijeenkomsten georganiseerd. De afdeling communicatie had daarnaast regelmatig overleg met het bestuur, het management en de medewerkers om hen te adviseren over de communicatieaanpak en in te zetten communicatiemiddelen bij marketingacties en projecten. De communicatieadviseurs coördineerden en voerden communicatieacties uit, zoals de procesbegeleiding en redactie van het jaarverslag en de VGA jaarplannen.
Zakelijke klanten
De zakelijke klanten ontvingen elk kwartaal een digitale nieuwsbrief met informatie over verzekeringszaken en ontwikkelingen binnen VGA en onze dienstverlening. Hierin kwam ook de nieuwe koers van VGA aan bod. Daarnaast was de afdeling communicatie betrokken bij de ontwikkeling van een nieuwe bedrijfsfilm die in de toekomst onder meer ingezet zal worden tijdens klantbijeenkomsten. De bedrijfsfilm is daarnaast te bekijken op de website van VGA.
Particuliere klanten
Particulier verzekerden ontvingen elk kwartaal een nieuwsbrief met voor hen interessante informatie over verzekeringen, zoals de collectieve zorgverzekering. Daarnaast zijn er twee brochures ontwikkeld specifiek over particuliere verzekeringen.
Strategie herijken
Nieuwe ontwikkelingen in de verzekeringsmarkt, de snel veranderende wereld om ons heen en de wens om klanten nog beter te ondersteunen bij hun complexe opgaven, waren voor VGA reden om haar strategie te herijken (zie bestuursverslag). Het was cruciaal om medewerkers nauw te betrekken bij dit traject om tot een gedragen strategie te komen. Intensieve interne communicatie was nodig om nut en noodzaak toe te lichten, om de opzet en voortgang van het traject inzichtelijk te maken, om eventuele onrust bij medewerkers weg te nemen en om de uitkomsten en eventuele gevolgen voor medewerkers te duiden. Hiertoe vonden onder meer digitale sessies plaats met medewerkers begeleid door een externe procesbegeleider. Mondelinge interactie en toelichtingen werden ondersteund door schriftelijke communicatie in de vorm van nieuwsbrieven en presentaties. Een communicatieadviseur maakte bovendien onderdeel uit van het kwartiermakersteam. Dit team, bestaande uit een kleine groep medewerkers, werd intensief betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe koers. Zij vormen de voorhoede, halen kennis uit de organisatie, betrekken medewerkers bij het traject en zorgen zo voor draagvlak. Zij rapporteerden aan de verschillende stuurgroepleden (MT leden).
Compliance, juridische zaken en kwaliteitsmanagement
Rol compliance
Het voldoen aan de wet- en regelgeving is een verantwoordelijkheid van alle medewerkers, waarbij de juridische functie en de compliance functie zorgen voor ondersteuning. De compliance functie van VGA heeft daarbij als taak te voorkomen dat de integriteit van VGA gevaar loopt als gevolg van het niet voldoen aan wet- en regelgeving, zowel extern als intern. Er wordt nauw samengewerkt met de andere sleutelfuncties, te weten de risicomanagement- en actuariële functie en de interne auditor. De compliance functie vervult tevens de rol van functionaris voor de gegevensbescherming, waarbij de uitvoering door de bedrijfsjurist in de rol van data protection officer wordt gedaan. De compliance officer rapporteert halfjaarlijks aan de raad van commissarissen. Jaarlijks terugkerend zijn de activiteiten ten aanzien van de bewustwording en voorlichting op het gebied van compliance, juridische risico’s en de bescherming van persoonsgegevens.
Onderzoek
In 2021 werden er verschillende onderzoeken uitgevoerd vanuit compliance. Het betroffen niet alleen onderzoeken naar de naleving van wet- en regelgeving, maar ook werden in opdracht een aantal Data Protection Impact Assessments (DPIA) uitgevoerd. Het algemene beeld vanuit deze onderzoeken was positief. Geconstateerde afwijkingen zijn waar mogelijk of indien noodzakelijk gelijk opgelost.
Projecten
Ook was de afdeling betrokken bij het onderhouden en actualiseren van de processen die de Administratieve Organisatie en Interne Controle ondersteunen. Daarnaast zijn zowel de bedrijfsjurist als de compliance officer regelmatig betrokken bij projecten in de business en brengen adviezen en notities uit ten behoeve van de business en deze projecten.
Bewaren en registreren
In 2021 is nadere invulling gegeven aan de verplichte registers vanuit de privacywetgeving en zijn de voorwaarden van contracten, uitbestedingen en verwerkersovereenkomsten gestandaardiseerd. Ook het lexicon van wetten, regels, voorschriften en branche afspraken waar wij aan moeten voldoen is verder aangevuld. In 2021 is gestart met het verder ontwikkelen van beleid en procedures rondom anonimiseren en bewaren van gegevens. Ook het uitbestedingsbeleid is geactualiseerd en er is gestart met actualiseren van het register van uitbestede werkzaamheden.
Certificering
Op termijn zal VGA het ISO systeem van certificering loslaten, in 2021 is gestart met het onderzoek naar een vervanger voor het ISO systeem. In 2022 zal dit verder worden uitgewerkt waarbij afstemming met en inbreng van de accountant en de interne auditor zal worden gevraagd.
Niet-financiële risico’s beheersen
In 2022 zal het thema beheersing van de niet financiële risico’s zoals beschreven door De Nederlandsche Bank verder worden vormgegeven. Een eerste aanzet is in 2021 al gerealiseerd in de systematische integriteitsrisicoanalyse van VGA. Zowel de bedrijfsjurist als de compliance officer waren in 2021 betrokken bij het begeleiden van toezichthouder verzoeken en onderzoeken.